Factura - Registro nuevo

Para crear una nueva factura hay que seguir los siguientes pasos:

1

Al ingresar al modulo de facturas se mostrará una lista con nuestras facturas creadas anteriormente.

  1. En la parte superior de la lista de “Facturas”, encontrarás opciones de filtrado que te permiten organizar y visualizar la información de manera más específica.

  2. Estos filtros incluyen opciones para filtrar por “Razón social”, “Estatus” (todos, vigentes, ganadas, perdidas y canceladas), así como por “Mes” y “Año”. Esto le brindará la flexibilidad de ajustar la visualización de la lista según sus necesidades, facilitando la búsqueda y el seguimiento de las facturas de manera más eficiente, a su vez podrá utilizar el campo de “Búsqueda” para buscar por cliente, moneda, estatus, etc.

  3. Para crear una nueva factura, hacer click en el botón “Agregar factura”.


2

Factura - Registro nuevo.

En la primera sección mostrara datos generales de su empresa y debemos ingresar datos de la factura, en donde iremos detallando cada campo.

  1. En la parte superior izquierda se cargará de manera automática el logo, nombre de su empresa, RFC y correo (datos que deben estar previamente agregados en la configuración).
    • Para agregar estos datos, debes entrar a la configuración inicial ubicados en la parte superior derecha del sistema.

    • Se mostrará la pantalla con diferentes módulos, las que nos interesan en esta sección son “Configuración de datos generales”, para ingresar los datos de su empresa y “Certificado para timbrar CFDI”, para ingresar los datos y el logo con el que se crearan los documentos (cotizaciones, remisiones, pedidos y facturas).
    • NOTA: Para entender mejor la parte de configuración, consultar el manual “Configuración inicial”, donde se explicará a detalle cada módulo de la configuración.

  2. El “No. Factura” es generado automáticamente por el sistema y sirve como identificador único para esta factura.
  3. “Fecha”, será generada en automático con la fecha en que se cree la factura.
  4. “Vencimiento”, debes ingresar manualmente la fecha de vencimiento de la factura. Esta es la fecha límite hasta la cual la factura es válida.

3

En esta sección, deberás ingresar los detalles relacionados con el proyecto y el cliente para el cual se está generando la factura. Aquí se explican los campos que encontraras:

  1. “Cliente”, selecciona al cliente al cual se está emitiendo la factura de una lista de tus clientes registrados previamente en el sistema
  2. “Régimen fiscal”, elige el régimen fiscal correspondiente para la factura, según las disposiciones fiscales vigentes.
  3. “RFC” y “Teléfono”, estos campos se completarán automáticamente con la información registrada previamente al registro del cliente. (Verifica que la información sea correcta).
  4. “uso de CFDI”, selecciona el uso de CFDI correspondiente para la factura. Esta información generalmente se guarda al registrar al cliente, pero se puede modificar según sea necesario.
  5. “Orden de compra”, si existe una orden de compra asociada a la transacción, esta se mostrará automáticamente en este campo.
  6. “Fecha de pago”, selecciona la fecha de pago de la factura. Puedes elegir entre opciones predeterminadas (8 días, 15 días, 30 días, 60 días) o establecer una de vencimiento manual.
  7. “Moneda”, selecciona la moneda en la que se emitirá la factura (MXN o USD).
    • Si seleccionas USD, se mostrará un campo adicional para seleccionar el “Tipo de cambio” que deseas utilizar. Ya que te mostrará una lista con el tipo de cambio que hayas guardado en la configuración.
    • En el módulo de tipo de cambio.


  8. “Método de pago”, selecciona el método de pago que se utilizará para realizar la transacción (pago en parcialidades o diferido, pago en una sola exhibición).
  9. “Forma de pago”, selecciona la forma en que se realizara el pago (efectivo, cheque nominativo, tarjeta de crédito, débito, etc.).

4

Agregar concepto.

En esta sección, puedes agregar los conceptos que se incluirán en la factura. A continuación, se explicará el proceso:



  1. Al hacer click en el botón “Agregar concepto”, se abrirá la siguiente ventana.

    • Te permite detallar los productos o servicios que estás facturando de manera clara y precisa. A continuación, se detalla cada campo y su función para facilitar el proceso de facturación.
    • “Seleccionar BienesTransp (CPSAT)”: Este campo te permite seleccionar el tipo de bien o servicio que estás agregando a la factura, de acuerdo con el Catálogo de Productos y Servicios de Administración Tributaria (CPSAT).
      • En caso de que no encuentres el concepto del código que necesitas lo podrás agregar haciendo click sobre el botón en color naranja.
      • Donde deveras ingresar una palabra clave, código o número del producto o servicio a agregar. Ejemplo, en este agregaremos “Impresoras de plotter”, que su clave es 43212107. Ingresaremos la clave y hacer click en “Buscar”.
      • Se desplegará una lista con producto y servicios. En este caso se mostrará el producto ya que se ingresó la clave exacta del producto.
      • Para activar el producto o servicio, en la columna de “Acciones”, haz click en el botón en color rojo.
      • La nueva clave del producto o servicio se agregará a la lista de selección, donde podrás utilizarla para registro de nuevos productos o servicios.
      • Para finalizar, haz click en el botón “Cerrar listado”. Y regresaras al formulario.

    • “No. Identificación”: Aquí puedes ingresar un número de identificación único para el concepto.
    • “Descripción”: Es donde puedes detallar el concepto de la factura de manera clara y concisa. Debes proporcionar información suficiente para que el cliente pueda identificar qué se está facturando.
    • “Cantidad”: Indica la cantidad de unidades del producto o servicio que estás facturando.
    • “Clave de unidad”: Selecciona la unidad de medida en la que se está expresando la cantidad del producto o servicio facturado, según el catálogo del SAT.
      • En caso de que no encuentres la clave de unidad que necesitas la podrás agregar haciendo click sobre el botón en color naranja.
      • Donde deveras ingresar una palabra clave, código o número del producto o servicio a agregar. Ejemplo, en este caso agregaremos la palabra clave metro, haz click en el botón “Buscar”.
      • Se desplegará una lista con las unidades que contiene la palabra clave.
      • Para activar la clave de unidad, en la columna de “Acciones”, haz click en el botón en color rojo.
      • La nueva clave de unidad se agregará a la lista de selección, donde podrás utilizarla para registro de nuevos productos o servicios.
      • Para finalizar, haz click en el botón “Cerrar listado”. Y regresaras al formulario.

    • “Precio”: Aquí se ingresa el precio unitario del producto o servicio
    • “Descuento”: Permite especificar cualquier descuento aplicable al concepto, en caso de que aplique.
    • “Impuestos (IVA, IEPS, RETENCIÓN IVA)”: Ingresa la cantidad de impuestos que deseas agregar al tipo de bien o servicio.
    • Una vez que hayas completado los campos, puedes hacer click en el botón "Insertar" para agregar el concepto a la factura.


  2. Al hacer click en el botón “Agregar concepto”, se abrirá la siguiente ventana.

    • Te permite detallar los productos incluidos en la factura, con información precisa y detallada para cada elemento facturable.
    • “No. Identificación”: Aquí puedes ingresar un número de identificación único para el producto.
    • “Producto”: Aquí seleccionas el producto específico que estás agregando a la factura desde una lista de productos previamente registrados en el sistema. Al seleccionar el producto, se llenarán de manera automática los campos de “Clave de unidad” y “Precio” con los datos guardados al momento del registro de los productos.
      • También tienes la opción de agregar un nuevo producto simple, si el que necesitas no está registrado.
      • En este caso te solicitara llenar los siguientes campos.
      • El “No. Parte”, se refiere al número de parte único asignado al producto. Ayudará a identificar y rastrear el artículo de manera precisa en el inventario.
      • En “Modelo”, se refiere el número o nombre del modelo especifico del producto. Que servirá para identificar una versión particular del artículo.
      • En “Descripción”, se debe ingresar una descripción concisa del producto, proporcionando información básica sobre sus características principales.
      • “Unidad de manejo”, le permitirá seleccionar el formato en el que se presenta el producto, como bolsa, caja, metros, pieza, rollo o servicio. Elige el tipo de presentación que mejor se ajuste al producto que estas registrando.
      • En “Cantidad”, debes ingresar la cantidad de productos en la presentación seleccionada.
      • Indica la “Unidad de medida” correspondiente a la cantidad ingresada.
      • “Precio”, este campo le permite ingresar el precio unitario del producto en la presentación seleccionada.
      • La “Moneda”, refiere a la unidad monetaria en la que se expresa el precio del producto.
      • “Impuesto”, selecciona el tipo de impuesto que deseas aplicar al servicio. Puedes elegir entre “IVA” (Impuesto al Valor Agregado), “Retención ISR” (Retención del Impuesto sobre la Renta) o “Retención IVA” (Retención del Impuesto al Valor Agregado), dependiendo de las regulaciones fiscales aplicables.

    • En “Cantidad”, ingresa la cantidad de productos que se desean agregar a la factura.
    • “Descuento”, si el producto tiene algún descuento aplicable, debes ingresar el monto del descuento en este campo. Si no hay descuento, puedes dejar este campo en blanco.
    • Una vez que hayas completado los campos, puedes hacer click en el botón "Insertar" para agregar el concepto a la factura.


  3. Al hacer click en el botón “Agregar concepto”, se abrirá la siguiente ventana.

    • Te permite vincular los productos o servicios de un pedido existente a la factura que estás creando. Al relacionar un pedido a la factura, puedes simplificar el proceso de facturación al incluir automáticamente los elementos previamente solicitados por el cliente.
    • Se mostrará una lista de todos los pedidos asociados al cliente correspondiente.
    • Puedes seleccionar el pedido marcando la casilla correspondiente en la última columna de la lista de pedidos.
    • Se mostrará una segunda lista con los productos o servicios del pedido seleccionado, donde deberás marcar las casillas de los productos deseados.
    • Una vez que hayas marcado los elementos que deseas incluir en la factura, haz click en el botón "Insertar" para confirmar la selección.
    • Los productos seleccionados se agregarán automáticamente a la lista de conceptos de la factura, lo que te permitirá continuar con el proceso de facturación.

5

Al final de la tabla donde se muestran los productos o servicios agregados a la factura, se presentarán los siguientes campos que representan los cálculos totales.


  1. “Subtotal”, este campo muestra la suma total de los precios de los productos o servicios antes de aplicar descuentos o impuestos.
  2. “Descuento”, si se ha aplicado algún descuento a la factura, este campo mostrará la cantidad descontada del subtotal.
  3. “IEPS (Impuesto Especial sobre Productos y Servicios)”, si corresponde, se mostrará el monto del IEPS calculado sobre los productos o servicios incluidos en la factura.
  4. “Subtotal (Después de Descuento e IEPS)”, este campo muestra el subtotal después de aplicar el descuento y el IEPS, si corresponde.
  5. “IVA (Impuesto al Valor Agregado)”, se muestra el monto del IVA calculado sobre el subtotal después de aplicar descuentos e IEPS, si corresponde.
  6. “Total”, este campo muestra el monto total final de la factura, que incluye el subtotal, el descuento, el IEPS, el IVA y cualquier otro cargo adicional que pueda aplicarse.
  7. “Retención de IVA (Impuesto al Valor Agregado)”, si se aplican retenciones de IVA a los servicios incluidos en la factura, este campo mostrará el monto total retenido.
  8. “Retención de ISR (Impuesto sobre la Renta)”, si se aplican retenciones de ISR a los servicios incluidos en el pedido, este campo mostrará el monto total retenido.
  9. “Total Neto”, el total neto es el monto final después de deducir las retenciones de impuestos del total. Representa el ingreso neto de la cantidad final que el cliente debe pagar después de considerar los impuestos y retenciones.

6

Notas, Observaciones, Términos y condiciones.


  1. El sistema proporciona tres campos de texto adicionales para ingresar notas, observaciones y términos y condiciones en la factura.
  2. Estos campos ofrecen la oportunidad de agregar información adicional relevante para la factura, como instrucciones especiales, aclaraciones, observaciones sobre el proceso de facturación, políticas de la empresa, etc.
  3. El campo de "Notas" permite ingresar información relevante que no está incluida en otros campos de la factura, como detalles adicionales sobre la transacción o cualquier otro comentario pertinente.
  4. El campo de "Observaciones" permite agregar comentarios específicos sobre la factura, como detalles sobre los productos o servicios facturados, instrucciones de envío, condiciones de pago, etc.
  5. El campo de "Términos y condiciones" te permite establecer las condiciones bajo las cuales se aplicará la factura, incluyendo términos de pago, políticas de devolución, garantías, etc.

7

Guardar Factura.

  1. Una vez que hayas completado todos los campos, agregado los conceptos correspondientes a la factura y revisado los cálculos de la factura, dirígete a la parte inferior derecha de la pantalla.

  2. Presionar el botón “Guardar”, para registrar la factura en el sistema.


Inicio